No confundas administración, contabilidad e impuestos.

¿En dónde empieza una y termina la otra? No te confundas. Empieza por conocer y definir claramente cada área en tu negocio. Estos tips te ayudarán.

¿Por qué la confusión?

— El empresario está enfocado en producir resultados. Esto es: vender, cobrar y entregar su producto o servicio, y es lo correcto.

— En un inicio el empresario juega todos los roles. Al crecer busca ayuda de alguna persona cercana, quien en muchos casos es la esposa o alguien más de la familia. Esta persona puede tener más actividades, por lo que la empresa no siempre es su prioridad.

— El empresario, el administrador y en ocasiones también el contador no entienden claramente la diferencia entre administración, contabilidad e impuestos.

¿Se trata de administración, contabilidad o impuestos?

¿En dónde empieza una y termina la otra? Mi amigo Ramón es el contador externo de una empresa. Presta el servicio mensual de contabilización de ingresos y gastos y cálculo de los impuestos a pagar. Una noche entraron a robar. Justo al día siguiente, Ramón llega a recoger la documentación, y el empresario, muy angustiado, le pide ir a la delegación a levantar un acta para poder cobrar el seguro. Para no hacer el cuento largo, esa visita se convirtió en tres mañanas completas.

¿Éste era un trabajo que debió hacer el contador externo? No.

¿Quién debió haber atendido el robo? La persona encargada de administración.

Mi amigo Toño también es contador. Él hace muy bien su trabajo y cada mes visita a sus clientes para entregarles el resultado de los impuestos. “¡Cómo que hay que pagar tantos impuestos!”, le dice el cliente. “Pues es que hay muy pocas facturas”, responde Toño.

¿Trabajo de quién es tomarse el tiempo de entrar a los diferentes portales a descargar los CFDI? Nuevamente, de la persona que maneja la administración.

¿Trabajo de quién es alertar que no están pidiendo comprobantes fiscales? Del contador.

El administrador es quien le proporciona la materia prima al contador para que éste haga los cálculos; el que tiene el panorama completo de la empresa es el administrador, no el contador.

¿Administrar, contabilizar o calcular impuestos?

Hablando en términos sencillos:

Administración: Es la actividad de gestionar o dirigir la empresa para obtener resultados.

Contabilidad: Es la técnica del registro de las operaciones de una entidad para obtener estados financieros.

Cálculo de impuestos: Es la determinación de las contribuciones de conformidad con la legislación correspondiente.

Tips para no caer en la confusión

Crea una descripción de funciones de cada persona en la empresa involucrada en estas actividades o pídela al contador externo.
Elabora un sencillo flujo para que todos los involucrados sepan lo que corresponde a cada uno.

Reúnelos una vez al mes para que cada quien reporte sobre el estatus de su trabajo. Invítalos a levantar la mano cuando se les pida una actividad que no les corresponda.
Comunícate con tu equipo de manera constante para que todos estén enterados de los sucesos no programados y sepan quién los está atendiendo. Un grupo en WhatsApp es ideal.

Como dueño/director piensa muy bien a quién le asignas una tarea antes de hacerlo. No caigas en la trampa de pedirle todo a la persona que tengas más cerca.

Fuente: Forbes