Cómo ser más eficiente en el trabajo (2/3)

Parte 2 de 3: Establece estrategias de trabajo efectivas

1.- Divide tus responsabilidades en partes manejables.

Los proyectos grandes pueden ser intimidantes. Cuando son lo suficientemente grandes, es fácil postergarlos, perdiendo tiempo en trabajo menos importante hasta que te veas obligado a enfrentar todo el proyecto justo cuando el plazo está a punto de expirar. Cuando eres eficiente en el trabajo, debes realizar el trabajo importante primero, incluso cuando esto implique realizar una pequeña parte de una gran tarea. Si bien hacer una pequeña parte de una gran tarea no es tan reconfortante como completar todo una pequeña tarea, pero es una manera inteligente de utilizar tu tiempo. A largo plazo, habrás terminado las tareas más importantes más rápido, si trabajas un poco cada día para avanzarlas .
Por ejemplo, si tienes un plazo de un mes para elaborar una gran presentación, establece el objetivo de crear un esquema hoy. Esto no te quitará mucho tiempo, así que no evitará que realices el resto de tu trabajo; sin embargo, ese primer paso será de gran importancia para que desarrolles el resto del proceso de manera más rápida y fácil hasta completarlo.

2.- Reduce tu carga laboral delegando funciones.

A menos que te encuentres en el último nivel de jerarquía en tu trabajo, tendrás la oportunidad de dividir tareas específicas que sean repetitivas entre uno o más subordinados, así ahorrarás tiempo. No delegues a tus subordinados proyectos que solo tú sepas cómo completar de forma satisfactoria. Más bien, encomiéndales aquellas tareas que toman tiempo, son monótonas y que evitan que aproveches tu talento en tareas más importantes. Si delegas trabajo, recuerda hacer el seguimiento a tu asistente y dale un plazo máximo. Siempre sé amable con tus subordinados cuando te ayuden, ya que si sienten que los valoras, trabajarán duro en proyectos futuros.
Si eres interno, estás en un puesto de trabajo para principiantes, o tienes un cargo bajo en una compañía, puedes dividir el trabajo especialmente monótono con empleados que se encuentran en el mismo nivel que el tuyo (por supuesto, con el consentimiento de la persona, así como el de tu supervisor). Si un compañero de trabajo te ayuda, deberás estar preparado para devolver el favor.

Si tienes una muy buena relación con tu jefe, incluso podrías ver si éste puede delegar parte de tu trabajo a otros.

3.- Haz que tus reuniones sean breves.

De acuerdo a una encuesta en el año 2012, la razón por la que todo el mundo odia las reuniones, para casi la mitad de los encuestados, fue que consideran que las reuniones generan la mayor pérdida de tiempo, incluso más que el tiempo que se pierde con asuntos personales, o en páginas de recreación. Las reuniones son de gran importancia para debatir sobre objetivos y establecer proyecciones. Por el contrario, dejar reuniones pendientes con frecuencia hace que ciertos asuntos empeoren, consume horas (y en casos extremos consume hasta días) de tu tiempo sin que nada importante se decida. Estos son algunos consejos para hacer que tus reuniones sean lo más efectivas posible:
Antes de cada reunión establece una agenda, de modo que el tiempo reservado se aproveche al máximo. En la agenda incluye cuánto tiempo se dedicará para debatir ciertos temas. Respeta la planificación de la agenda tanto como puedas. Si surgen otros temas, discútelos posteriormente en reuniones de oficina personales.
Realiza las reuniones con el menor número de personas posible. Cuando las reuniones están conformadas por un número reducido de asistentes, existen menos posibilidades de que la conversación se desvíe de los temas de importancia. Además ayuda a que todas las personas que no necesitan estar en la reunión se mantengas trabajando en sus puestos.
Utiliza las presentaciones con diapositivas únicamente cuando sea necesario. Existe un gran debate respecto a si las presentaciones con diapositivas (PowerPoint, etc.) ayudan o entorpecen la eficiencia de una reunión.Pero existe un punto muy claro: Si utilizas diapositivas en tu presentación, haz que sean lo más concisas e informativas posible. Utiliza las diapositivas para proyectar imágenes y datos que no puedas expresar en tu discurso, no todo el contenido de tu presentación.
Finalmente, un principio general consiste en saber qué es lo que quieres decidir antes de que comience la reunión y toma las decisiones tan rápido como sea posible.

4.- Elimina el drama de oficina de raíz.

Desafortunadamente, los lugares de trabajo pueden ser muy estresantes. Si los ánimos se caldean, enfrenta cualquier actitud negativa de inmediato y de forma directa. Esto puede significar que tú, la persona con la que has discutido, o ambos tengan que pedirse disculpas sinceramente. Haz esto tan pronto como sea posible. Si dejas que unas cuantas peleas se tornen en resentimientos, tu eficiencia se verá afectada más adelante, pues perderás tiempo al tener que trabajar con esta persona tratando de evitarla en el lugar de trabajo. Y más importante aún, te sentirás terrible; así que no dejes que el drama de oficina afecte tu eficiencia y tu humor.
Puedes buscar un intermediario. Las empresas saben que el drama y el herir sentimientos pueden entorpecer la dinámica de trabajo, por esta razón en muchos lugares se contrata gente que entre sus funciones específicas se encuentra la resolución de disputas en el trabajo. Si sientes frustración, tristeza, o miedo por culpa de alguien en el trabajo, contacta al departamento de recursos humanos de tu empresa.
Una vez que la disputa se solucione, no tienes que ser amigo del compañero con el que hayas discutido, simplemente debes poder trabajar con esa persona normalmente. Sé amable y diplomático, incluso con las personas que detestas.